Seminario interno
per le associazioni aderenti alla FIAB

“ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEI RAPPORTI
 CON LA STAMPA”
a cura di Lello Sforza,
 vicepresidente FIAB e
responsabile relazioni esterne

Bologna, 20 ottobre 2001
Provincia di Bologna
Sala dello Zodiaco
Via Zamboni

ESISTERE E’ COMUNICARE

Qualsiasi azione o comportamento di una persona fisica o giuridica è una comunicazione

Per il fatto di esistere e di porsi in relazione con gli altri e con l’ambiente si comunica la propria identità 

Tanto più complessa e articolata risulta quella identità, tanto più complessa e articolata risulta essere la comunicazione

Quindi qualsiasi soggetto comunica “anche” senza saperlo

Rischia di comunicare messaggi contraddittori se non coerenti con un disegno organico e progettuale 

COMUNICAZIONE E’
             ORGANIZZAZIONE

PERCHE’ COMUNICARE

Per informare correttamente su attività e iniziative organizzate

Per far crescere culturalmente il pubblico di riferimento (enti, imprese, opinione pubblica)

Per creare il consenso sociale rispetto a ….(es. bicitalia, moderazione del traffico, percorsi sicuri casa-scuola)

COMUNICAZIONE A 1 VIA E A 2 VIE: INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE

Informazione: diamo la notizia
(es. con un avviso in bacheca informiamo i soci; attraverso il comunicato stampa diamo notizia di una determinata iniziativa o di una posizione assunta)

Comunicazione: ci preoccupiamo di capire come la notizia è stata recepita, se il comportamento del soggetto ricevente è appropriato, valutiamo e gestiamo le eventuali reazioni provocate  

LA COMUNICAZIONE E’:

INTERNA = 	quando si rivolge ai pubblici interni (dipendenti, soci, consiglieri del direttivo) 

ESTERNA = quando si rivolge ai pubblici esterni (enti pubblici, aziende, banche,  mondo della scuola, università, cittadini, organi di informazione 

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In questa sede trattiamo solo un aspetto del complesso  mondo della  comunicazione: la gestione dei rapporti con la stampa 

Gli scopi del seminario

•	   conoscere se e come ogni singola associazione gestisce i rapporti con gli organi di informazione locali;

•	    individuare possibilmente in ogni associazione un responsabile dei
rapporti con la stampa;

•	    creare una rete tra tutti gli addetti stampa delle associazioni
FIAB per facilitare i collegamenti ed il lavoro di squadra.

•	Imparare a comunicare attività, iniziative, prese di posizione;

•	Come e quando? Saltuariamente o abitualmente?

•	Gestire un indirizzario di giornalisti

•	Scrivere un comunicato stampa

•	Diventare una fonte autorevole ed accreditata

•	La conferenza stampa: quando e perché

•	La rassegna stampa

L’addetto stampa:

•	Stabilisce e cura relazioni e rapporti con gli organi di informazione, 

•	Aggiorna l’indirizzario dei giornalisti e delle testate di interesse;

•	tiene i contatti con i giornalisti; 

•	realizza la rassegna stampa

UN UNICO INTERLOCUTORE

•	 E’ necessario che un solo interlocutore si accrediti presso la stampa e i giornalisti;

•	 Deve diventare una fonte di informazione credibile ed autorevole che collabora con i giornalisti, e quindi, che fornisce un “servizio”;

•	 Deve essere informato e disponibile sempre a collaborare con il giornalista (essere tempestivi, è meglio)

STRUMENTI DI COMUNICAZIONE

1.	Comunicato stampa
2.	intervista
3.	lettera al direttore
4.	conferenza stampa
5.	materiali informativi

COME SI SCRIVE UN COMUNICATO STAMPA
Alcuni consigli utili

•	     Regola delle 5 “W” e 1 “H”
(chi, cosa, quando, dove, perché e come);
•	     Usare parole semplici, chiare e precise; essere rapidi, dare notizie vere;
•	     Usare il metodo della piramide capovolta;
•	     Costruito in moduli, con periodi brevi, ciascuno autosufficiente;
•	     Non scrivere in prima persona;
•	     Evitare l’uso dei superlativi;
•	     Citare sempre le fonti;
•	     Dare sempre un titolo

IL COMUNICATO STAMPA

•	A chi si manda: giornali/radio/tv; agenzie di stampa; giornalisti “amici della bicicletta”
•	Quando? Mattina o sera?
•	Come? Lettera, fax, e-mail
•	“Recall” (è molto importante)

LA MAILING LIST DEI GIORNALISTI
(conoscere i giornalisti è fondamentale per instaurare con loro un rapporto continuativo)

•	Monitorare le testate esistenti nella propria città/regione; 
•	Registrare nomi e dati di tutti i giornalisti che hanno parlato di noi o di temi di nostro interesse;
•	Conoscere la loro funzione e la loro posizione all’interno del giornale;
•	Aggiornare continuamente l’indirizzario

IL PROFILO DEL CRONISTA

•	Si occupa contemporaneamente di molti avvenimenti: è un generalista;
•	Non ha mai tempo per documentarsi o per cercare tutte le notizie che gli servono;
•	 Sa sempre cosa fa notizia

…. E DEL GIORNALISTA DI UN PERIODICO SPECIALIZZATO

•	Ha più tempo da dedicare all’avvenimento (ma ha già un programma di lavoro e tempi da rispettare);
•	Conoscono l’argomento;
•	Hanno tempo per documentarsi

UN COMUNICATO INTERESSA
 SE ….

•	 C’è una notizia valida ed interessante;

•	 fa seguito ad una notizia o evento precedente;

•	esprime un punto di vista o una posizione 

L’INTERVISTA
(comporta spesso l’esclusiva)

Da chi viene richiesta? 
A)	dal giornalista 
B)	da noi

•	di persona
•	telefonica
•	per radio o televisione

LETTERA AL DIRETTORE 
O ALLA REDAZIONE

•	in risposta ad una lettera di un altro lettore
•	in riferimento ad un articolo pubblicato dal giornale
•	per smentire o per rispondere ad un articolo o intervento impreciso od ostile;
•	se è breve è meglio…

LA CONFERENZA STAMPA

      Si convoca mandando un  
          invito ai giornalisti per:
•	        presentare un evento 
         o fornire informazioni
         importanti;
•	       utilizzando mezzi audiovisivi;
•	       prevedendo momenti di   
         approfondimento e 
         discussione
•	       volendo raggiungere 
         contemporaneamente tutte le 
         testate

COME E’ STRUTTURATA LA CONFERENZA STAMPA

•	Esposizione della notizia da parte del Presidente o di altri responsabili
•	Spazio lasciato ai giornalisti per domande di approfondimento
•	Cartella stampa  (comunicato stampa,documentazione, scheda illustrative dell’associazione, profilo dei relatori e sintesi dei loro interventi, foto, grafici)

QUANDO ORGANIZZIAMO UNA CONFERENZA STAMPA RICORDIAMOCI DI VERIFICARE CHE ……..

•	non ci siano eventi concorrenti
•	il luogo sia facilmente accessibile
•	l’orario sia tra le 10,30 e le 12
•	ci sia accoglienza e cortesia
•	sia sempre preparato materiale informativo completo, organizzato e ben scritto

I MATERIALI INFORMATIVI

•	Non pretendere che i giornalisti conoscano il settore con la nostra stessa competenza
•	Preparare materiale informativo quanto più completo e documentato. Grafici e tabelle aiutano la comprensione e la lettura
•	Ricordarsi che anche le informazioni per noi ovvie non lo sono per i giornalisti
•	Sintesi degli interventi